οι-10-κορυφαίες-συμβουλές-διαχείρισης-χ-62398

Οι 10 κορυφαίες συμβουλές διαχείρισης χρόνου για να εργαστείτε πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά

Ανάγνωση: 7'

Η διαχείριση χρόνου έχει να κάνει με το να δουλεύεις πιο έξυπνα παρά να εργάζεσαι σκληρότερα ή περισσότερο. Πρόκειται για τη δημιουργία μιας καλύτερης ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Ορισμένες εταιρείες –ακόμη και ολόκληρες χώρες– το έχουν λάβει πραγματικά υπόψη και αρχίζουν να καθιερώνουν τετραήμερες εβδομάδες εργασίας.

Τι να δοκιμάσεις

Η Ισλανδία, για παράδειγμα, δοκίμασε μια τετραήμερη εργάσιμη εβδομάδα μεταξύ 2015 και 2019 και χαρακτήρισε τη δοκιμή «συντριπτική επιτυχία». Είναι σημαντικό ότι τα επίπεδα παραγωγικότητας στις εταιρείες που συμμετείχαν στη δοκιμή είτε παρέμειναν τα ίδια είτε βελτιώθηκαν – δείχνοντας ότι η παραγωγικότητα δεν έχει να κάνει με τον χρόνο που αφιερώνετε στην εργασία αλλά με το πώς ξοδεύετε αυτόν τον χρόνο. Σήμερα, το 86 τοις εκατό του εργατικού δυναμικού της Ισλανδίας εργάζεται ήδη λιγότερες ώρες (χωρίς μείωση μισθού) ή θα το δικαιούται.

Εάν, όπως εκείνοι οι τυχεροί Ισλανδοί, διαχειρίζεστε καλά τον χρόνο σας, μπορείτε να απολαύσετε πολλά οφέλη, όπως:

Εξάλειψη (ή μείωση) της τάσης για αναβλητικότητα.

Νιώθετε ότι έχετε τον έλεγχο και μειώνετε τα επίπεδα του άγχους σας. (Οι Ισλανδοί εργαζόμενοι που συμμετείχαν στις δοκιμές ανέφεραν ότι αισθάνονταν λιγότερο άγχος και διατρέχουν χαμηλότερο κίνδυνο επαγγελματικής εξουθένωσης.)

Καθορίζοντας τις προθεσμίες σας.

Ενίσχυση της φήμης σας ως ανθρώπου που ολοκληρώνει τη δουλειά εγκαίρως και με υψηλό επίπεδο.

Έχοντας περισσότερο χρόνο για μη εργασιακά πάθη.

1. Κάντε πρώτα τις σημαντικές δουλειές.

Οι άνθρωποι συχνά θέλουν να βγάλουν πρώτα την πιο δυσάρεστη εργασία από τη λίστα, μόνο και μόνο για να την ολοκληρώσουν. Σε άλλους αρέσει να κάνουν πρώτα τις γρήγορες και εύκολες εργασίες, απλώς για να νιώθουν ότι πετυχαίνουν πράγματα. Αλλά είναι πολύ καλύτερο να βάλετε προτεραιότητες με σειρά σπουδαιότητας, ανεξάρτητα από το αν είναι δύσκολο ή όχι.

2. Δώστε αδίστακτα προτεραιότητα στον χρόνο σας.

Μου αρέσει να χρησιμοποιώ τη μέθοδο ABC για να προγραμματίζω την ημέρα μου και να ιεραρχώ τις εργασίες με σειρά σπουδαιότητας. Μια εργασία “Α” είναι το πιο σημαντικό, που πρέπει να κάνω για την ημέρα (ή, αν υπάρχουν περισσότερες από μία εργασίες Α, τις χαρακτηρίζω Α1, Α2 και ούτω καθεξής). Οι εργασίες “Β” είναι δευτερεύουσες εργασίες που είναι λιγότερο σημαντικές από τις εργασίες Α – ποτέ δεν μεταβαίνετε σε μια εργασία Β ενώ υπάρχουν ακόμα εργασίες Α στη λίστα. Και οι εργασίες C είναι εκείνες που είναι ωραίο να γίνουν, αλλά δεν είναι μεγάλη υπόθεση αν δεν γίνουν εκείνη την ημέρα. Ξεκινάω κάθε πρωί με αυτή τη μέθοδο (ή θα μπορούσατε να το κάνετε στο τέλος κάθε μέρας, έτοιμο για την επόμενη μέρα).

3. Ορίστε ένα χρονικό όριο για κάθε εργασία

Μόλις φτιάξω τη λίστα με τις υποχρεώσεις μου για την ημέρα, έβαλα χρονικά όρια για κάθε εργασία στη λίστα. Αυτό διασφαλίζει ότι δεν αφήνω τις εργασίες να επεκταθούν για να γεμίσουν περισσότερο χρόνο από ό,τι χρειάζονται πραγματικά και κρατά τη μέρα μου διαχειρίσιμη επειδή ξέρω τι μπορώ να επιτύχω ρεαλιστικά.

4. Βρείτε τις παραγωγικές σας ώρες.

Οι παραγωγικοί άνθρωποι δεν γεμίζουν κάθε ώρα της ημέρας τους – ξέρουν πότε δουλεύουν καλύτερα και φροντίζουν να κάνουν τα σημαντικά πράγματα αυτές τις ώρες. Ακολουθήστε το παράδειγμά τους και αποκλείστε τις πιο παραγωγικές σας ώρες (είτε είναι το πρωί, στην ησυχία του βράδυ ή οτιδήποτε άλλο) για τις πιο σημαντικές εργασίες. Αποφύγετε να γεμίζετε αυτόν τον πολύτιμο χρόνο με συναντήσεις ή λιγότερο σημαντικές δουλειές – που ταιριάζουν καλύτερα σε άλλες ώρες της ημέρας.

5. Μην κάνετε πολλές εργασίες.

Το multitasking είναι ο εχθρός της παραγωγικότητας γιατί μπορεί να καταλήξετε να μην κάνετε τίποτα σωστά. Δώστε μια εργασία κάθε φορά την πλήρη προσοχή σας και ολοκληρώστε την πριν προχωρήσετε στο επόμενο αντικείμενο.

6. Εξαλείψτε τους περισπασμούς.

Μου αρέσει να δουλεύω από το σπίτι, αλλά αναγνωρίζω ότι κάποιοι το βρίσκουν αποσπώντας την προσοχή. Σίγουρα βοηθάει να απενεργοποιείτε τις ειδοποιήσεις στο τηλέφωνό σας ή να ενεργοποιείτε τη λειτουργία “μην ενοχλείτε” του τηλεφώνου σας όταν χρειάζεται και να ορίζετε όρια για οποιονδήποτε μοιράζεται τον χώρο σας. (Για παράδειγμα, λέγοντας, “Για την επόμενη ώρα, πρέπει πραγματικά να σκύψω το κεφάλι μου και να συγκεντρωθώ” ή “Όταν η πόρτα του γραφείου μου είναι κλειστή, σημαίνει μην ενοχλείτε.”) Οι ίδιες συμβουλές ισχύουν και όταν είστε σε περιβάλλον γραφείου.

7. Μάθετε να λέτε όχι.

Το να λέτε όχι – ευγενικά αλλά σταθερά – είναι μια μορφή τέχνης και αν μπορείτε να το κατακτήσετε, θα νιώσετε πολύ περισσότερο τον έλεγχο του χρόνου σας. Πολύ συχνά, δεν είναι καν η περίπτωση να πείτε όχι, αλλά να θέσετε προσδοκίες για το πότε μπορείτε να κάνετε κάτι – για παράδειγμα, λέγοντας κάτι σαν «Δεν μπορώ να το κάνω αυτό μέχρι την επόμενη εβδομάδα».

8. Ζυγίστε τις συνέπειες του να κάνετε κάτι σε σχέση με το να μην το κάνετε.

Αν πραγματικά καθυστερείτε, αναρωτηθείτε: “Τι θα συμβεί αν δεν το κάνω αυτό;” Εάν η απάντηση είναι “Ε, όχι πολύ”, τότε μάλλον δεν είναι τόσο σημαντικό. Αλλά αν ξέρετε, μπορεί να υπάρξουν σοβαρές συνέπειες αν το αναβάλετε, αυτό μπορεί να σας δώσει την επιπλέον ώθηση που χρειάζεστε.

9. Κατανοήστε ότι μερικές φορές – απλώς μερικές φορές – η αναβλητικότητα μπορεί να είναι καλό.

Η επιθυμία για αναβολή μπορεί να σας λέει κάτι (για παράδειγμα, ότι είστε κουρασμένοι και χρειάζεστε ένα διάλειμμα). Και μερικές φορές, το μυαλό χρειάζεται απλώς λίγο χρόνο για να περιπλανηθεί, να φανταστεί και να είναι δημιουργικός – και αυτό είναι επίσης καλό.

Τέλος, αν διαπιστώσετε ότι δεν θέλετε να κάνετε πολλές από τις εργασίες που σχετίζονται με τη λίστα υποχρεώσεων σας, τότε ίσως ήρθε η ώρα να αλλάξετε δουλειά! Σοβαρά, αναρωτηθείτε αν είναι πραγματικά η σωστή δουλειά για εσάς, επειδή δεν είναι «φυσιολογικό» να αντιπαθείτε τη δουλειά σας ή να αισθάνεστε συνεχώς αποθαρρυμένοι.

ΡΟΗ ΕΙΔΗΣΕΩΝ