επικοινωνία-συμβουλές-και-τρόποι-για-62018

Επικοινωνία: Συμβουλές και τρόποι για καλύτερη αλληλεπίδραση με τον κόσμο-Τι να αποφύγετε και τι να προσέξετε

Ανάγνωση: 14'

Έχετε αναλογιστεί ποτέ πόσο αποτελεσματική είναι η επικοινωνία σας; Μπορούμε πάντα να βελτιώνουμε την ικανότητά μας να επικοινωνούμε, γι’ αυτό σας παραθέτουμε 21 τρόπους για να επικοινωνείτε αποτελεσματικά.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για τη βελτίωση της επικοινωνίας που θα σας βοηθήσουν να μειώσετε τις παρεξηγήσεις ή τις συγκρούσεις και να αυξήσετε τις θετικές και χρήσιμες αλληλεπιδράσεις:

1. Αφιερώστε χρόνο για να σκεφτείτε πρίν να μιλήσετε

Το να πείτε το λάθος πράγμα, ακόμη και τη σωστή στιγμή, μπορεί να τραυματίσει σοβαρά ένα άτομο. Σκεφτείτε, για παράδειγμα, έναν γιατρό που λέει λάθος μια εντολή για φαρμακευτική αγωγή, η οποία αποδεικνύεται λανθασμένη και βλάπτει τον ασθενή της. Το να πείτε το λάθος πράγμα σε ένα δικαστήριο μπορεί να στείλει ένα αθώο άτομο στη φυλακή για πολύ, πολύ καιρό. Δεδομένου ότι οι λέξεις έχουν τέτοια δύναμη, είναι πολύ σημαντικό το πώς επικοινωνούμε. Επομένως, αφιερώστε χρόνο για να ακούσετε, προσέξτε πώς απαντάτε και αφιερώστε χρόνο πριν μιλήσετε.

2. Να μιλάτε αργά και με κατανόηση

Αφιερώστε χρόνο για να εστιάσετε σε αυτό που κάνει και λέει ο άλλος. Οι περισσότεροι από εμάς ακούμε αλλά δεν ακούμε πραγματικά. Έχουμε την τάση να εστιάζουμε το μυαλό μας στο τι πρόκειται να πούμε ή πώς θα απαντήσουμε αντί να εστιάζουμε και να κατανοούμε τι προσπαθεί να επικοινωνήσει ο ομιλητής.

3. Μιλήστε για να βοηθήσετε τον ακροατή

Επικοινωνήστε με την πρόθεση να βοηθήσετε τον ακροατή. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι μιλούν. Μερικές φορές είναι απλώς για να δοκιμάσουν τη σχέση, όπως συμβαίνει συχνά με την ψιλοκουβέντα. Υπάρχουν εκείνοι που σκέφτονται δυνατά, οπότε ως ακροατής απλώς τυχαίνει να είστε παρόντες καθώς προσπαθούν να επεξεργαστούν τις σκέψεις τους. Άλλες φορές είναι για να παρουσιάσουν πληροφορίες, για οποιονδήποτε λόγο. Άλλες πάλι φορές ο ομιλητής επικοινωνεί την ανάγκη για μια απάντηση ή βοήθεια.

Αν πρόκειται για ψιλοκουβέντα, τότε μπορείτε να βοηθήσετε τον ακροατή, παρουσιάζοντας κάτι στη συζήτηση που προσδίδει αξία σε αυτήν και στο άλλο άτομο. Αν δεν είστε σίγουροι για το νόημα της συζήτησης, τότε απλά και ευγενικά ζητήστε διευκρινίσεις. Κάτι τέτοιο μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο με κάποιον που παρουσιάζει κάτι που μπορεί να είναι ανάγκη. Μια καλή συνήθεια που μπορείτε να αποκτήσετε σε τέτοια σενάρια είναι να ρωτάτε: “Μου το λες αυτό για να μου πετάξεις ιδέες ή επειδή ζητάς τη βοήθειά μου;”. Ακόμα καλύτερα, σκεφτείτε πώς η εξάλειψη της ψιλοκουβέντας είναι καλύτερη για εσάς και μπορεί να αυξήσει την ευτυχία σας.

Ανεξάρτητα από την κατάσταση, προσπαθήστε να έχετε κατά νου πώς η ακρόαση του ομιλητή μπορεί να προσφέρει αξία στο άλλο άτομο και στις σχέσεις.

4. Μιλήστε με ευθύτητα

Συχνά έχουμε την τάση να παίζουμε παιχνίδια με τους ανθρώπους, μη όντας ανοιχτοί και ειλικρινείς. Αυτή είναι μια πρακτική για όσους έχουν μάθει να είναι παθητικά επιθετικοί. Ωστόσο, οι άνθρωποι που θαυμάζουμε περισσότερο είναι εκείνοι που είναι ειλικρινείς και αληθινοί. Οι άνδρες ή οι γυναίκες που θεωρούνται ηγέτες ή έχουν χάρισμα ή χαίρουν μεγάλου σεβασμού είναι εκείνοι που μπορούν να μιλήσουν με ειλικρίνεια.

Το να μιλάτε με ειλικρίνεια δεν σημαίνει ότι μιλάτε σκληρά, αγενώς ή με τρόπο που μπορεί να βλάψει. Το να μάθετε να λέτε την αλήθεια με τακτ ή φινέτσα θα σας δώσει ελευθερία στην ικανότητά σας να συνεργάζεστε με τους ανθρώπους και θα σας ανταμείψει με θετική εκτίμηση από τους άλλους.

5. Να γνωρίζετε ότι η μη λεκτική επικοινωνία είναι πάντα παρούσα

Η μη λεκτική επικοινωνία μπορεί να μιλάει πιο δυνατά από τις λέξεις, αλλά δεν είναι τόσο ευδιάκριτη όσο οι λέξεις. Η μη λεκτική επικοινωνία περιλαμβάνει:

Τη γλώσσα του σώματος και τη στάση του σώματος

Εκφράσεις του προσώπου

Ντύσιμο και ενδυμασία

Συμπεριφορά.

Στην πραγματικότητα, κάθε συμπεριφορά είναι επικοινωνία.

6. Να αναγνωρίζετε 3 βασικά στοιχεία προφορικής επικοινωνίας

Λεκτικό: Είναι προφανώς ο προφορικός λόγος. Ωστόσο, όπως επεσήμανε ο William Vermeulen στα σεμινάριά του, “οι περισσότεροι άνθρωποι επικεντρώνονται μόνο στο λεκτικό στοιχείο, θεωρώντας ότι αυτό είναι το μήνυμα, ενώ είναι μόνο ένα μέρος του όλου μηνύματος”.

Φωνητικό: Το οποίο περιλαμβάνει τον τονισμό, την προβολή και την αντήχηση.

Οπτικό: Αυτό που βλέπουν οι άνθρωποι όταν επικοινωνείτε, όπως η κίνηση και η έκφραση του σώματος και του προσώπου σας. Οι οπτικές εικόνες μεταφέρουν συνειδητά και ασυνείδητα μηνύματα. Η γλώσσα του σώματος μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να ενισχύσει θετικά την ομιλία σας ή να τη μειώσει σημαντικά.

7. Χρησιμοποιήστε τις κατάλληλες λέξεις τη σωστή στιγμή

Όπως λέει και η παροιμία, “πείτε αυτό που εννοείτε και εννοείτε αυτό που λέτε”. Είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσετε ότι οι λέξεις έχουν δύναμη. Μια καλή συνήθεια που πρέπει να αποκτήσετε είναι να σκέφτεστε αυτό που σκοπεύετε να πείτε για να είστε σίγουροι ότι είναι όντως αυτό που θέλετε να πείτε. Το επίπεδο της λεκτικής ακρίβειας βασίζεται στο επίπεδο σπουδαιότητας τη δεδομένη στιγμή.

Προφανώς, ένας ταγματάρχης του στρατού θα πρέπει να μιλάει με ακρίβεια όταν διατάζει επίθεση στον εχθρό, ενώ δεν υπάρχει σχεδόν καμία ανάγκη για λεκτική ακρίβεια όταν παίζετε κυνηγητό με την κόρη σας. Ταυτόχρονα, το να πείτε το σωστό πράγμα τη λάθος στιγμή μπορεί να βλάψει την κατάσταση ή τη σχέση.

8. Να είστε αυστηροί όταν πρέπει αλλά διακριτικοί

Μάθετε να χρησιμοποιείτε λέξεις που είναι αυστηρές αλλά διπλωματικές ακόμα και όταν διορθώνετε τους αντιπάλους σας. Μπορείτε να είστε ειλικρινείς χωρίς να είστε κακόγουστοι.

9. Να κάνετε καλές ερωτήσεις

Το άτομο που κάνει τις ερωτήσεις είναι συχνά το άτομο που έχει τον έλεγχο της συζήτησης. Ωστόσο, ο έλεγχος δεν είναι απαραίτητα ο στόχος. Αντίθετα, η χρήση καλών ερωτήσεων θα φτάσει στην καρδιά του θέματος και θα βοηθήσει να εμπλακούν οι άνθρωποι στη διαδικασία του διαλόγου και της επικοινωνίας. Ρωτήστε μέχρι να υπάρξει διευκρίνιση, χρησιμοποιώντας τις ερωτήσεις “ποιος-τι-πότε-πού-πώς” και μερικές φορές “γιατί”.

10. Αναζητήστε διδακτικές στιγμές

Κάντε το αυτό, σταματώντας το άλλο άτομο σε κρίσιμα σημεία και ρωτώντας τι σκέφτεται.

11. Εκτιμήστε τη σιωπή

Αυτή είναι η στιγμή κατά την οποία ένα άτομο φαίνεται να παγώνει και να συλλογίζεται αυτό που λέγεται. Αυτό είναι συχνά το σημείο, στο οποίο το άτομο (ή τα άτομα) ασχολείται, κάτι που είπατε χτύπησε μια χορδή και βρήκε απήχηση σε αυτήν ή αυτόν.

Ωστόσο, μην χρησιμοποιείτε τη σιωπή για να απογοητεύσετε το άλλο άτομο. Αν η συζήτηση γίνεται πιο δύσκολη από ό,τι μπορείτε να αντέξετε εκείνη τη στιγμή, τότε εξηγήστε γιατί διστάζετε να μιλήσετε και στη συνέχεια κλείστε τη συζήτηση.

12.Να πηγαίνετε ενημερωμένοι στις συναντήσεις για τα θέματα που θα συζητηθούν

Αν σας ζητηθεί να συναντηθείτε με κάποιον και υποψιάζεστε ότι δεν πρόκειται απλώς για μια διασκεδαστική ή κοινωνική περίσταση, τότε ζητήστε από το άλλο πρόσωπο να σας πει ευγενικά εκ των προτέρων τον σκοπό της συνάντησης.

13. Καταγράψτε τα σημαντικά

Σε ορισμένα πλαίσια, αυτό είναι ζωτικής σημασίας, όπως όταν συναντάτε προσωπικά έναν αντίπαλο ή ανταγωνιστή ή κατά τη διάρκεια μιας πολύ σημαντικής συνεδρίασης επιτροπής ή ομάδας. Ο Ουίνστον Τσόρτσιλ ήταν λάτρης αυτής της πρακτικής. Ένα από τα απόφθεγματά του ήταν: “Πιστεύω ακράδαντα στη διεκπεραίωση των επίσημων συναλλαγών με τον γραπτό λόγο… Ας γίνει σαφώς κατανοητό ότι όλες οι οδηγίες που εκπορεύονται από εμένα γίνονται εγγράφως ή πρέπει να επιβεβαιώνονται αμέσως εγγράφως και ότι δεν αναλαμβάνω την ευθύνη για θέματα που αφορούν την εθνική άμυνα, για τα οποία φέρεται να έχω δώσει αποφάσεις, εκτός αν αυτές καταγράφονται εγγράφως”. (Stephen Hayward, Churchill on Leadership- σελ. 110)

14. Ενημερώστε τακτικά όσους πρέπει να γνωρίζουν λεπτομέρειες

15. Μην αφήνετε να σας διακόπτουν

Οι άνθρωποι που διακόπτουν το κάνουν για διάφορους λόγους, λίγοι από τους οποίους προσδίδουν αξία ή βελτιώνουν τη συζήτηση. Ορισμένοι διακόπτουν επειδή δεν ακούν. Πρέπει να ακούσουν, αλλιώς ο χρόνος και η ενέργειά σας πάνε χαμένα. Κάποιοι διακόπτουν επειδή δεν σέβονται καθόλου εσάς ή τους άλλους στη συζήτηση. Όταν είναι έτσι, είναι θέμα περιφρόνησης για εσάς. Δύσκολα μπορεί να υπάρξει μια αμοιβαία επωφελής ανταλλαγή όταν υπάρχει ελάχιστος έως καθόλου σεβασμός. Πρέπει να είναι σεβαστοί. Κάποιοι διακόπτουν επειδή είναι πολύ αλαζόνες για να πιστέψουν ότι έχετε κάτι ενδιαφέρον ή σημαντικό να μοιραστείτε. Χρειάζονται ένα μέτρο ταπεινότητας για να μπορέσουν να αλληλεπιδράσουν με τους άλλους με οποιοδήποτε χρήσιμο και ουσιαστικό τρόπο.

Εάν το άλλο άτομο συνεχίσει να διακόπτει, τότε σταματήστε τη συζήτηση και απομακρυνθείτε.

16. Μην αφήνετε άλυτα ζητήματα

Σπάνια τα άλυτα ζητήματα απλά εξαφανίζονται. Συχνά τα θέματα αυτά επιστρέφουν για να στοιχειώσουν τη σχέση σας αργότερα. Αν δεν μπορείτε να επιλύσετε τις προκλήσεις κατά τη διάρκεια της συζήτησής σας, τότε κλείστε ένα ραντεβού για να το συζητήσετε αργότερα. Συνήθως είναι καλύτερο να κάνετε αυτό ακριβώς το θέμα τη μοναδική προτεραιότητα της επόμενης συζήτησής σας.

17. Χρησιμοποιήστε παράφραση

Αν ένα θέμα είναι αρκετά σημαντικό τότε παραφράστε πίσω αυτό που ειπώθηκε ή βάλτε τον/τους ακροατή/ές σας να σας παραφράσει πίσω αυτά που είπατε. Αυτό μπορεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για να διαπιστώσετε αν υπάρχει αποδεκτή κατανόηση μεταξύ των μερών. Μπορεί να είναι χρήσιμο να βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε τα λεγόμενα, επαναδιατυπώνοντας αυτά που είπε ο άλλος και ρωτώντας τον ή την αν πράγματι αυτό ειπώθηκε ή εννοήθηκε.

18. Συνοψίστε τις συζητήσεις

Στις συσκέψεις, αφιερώστε χρόνο στο τέλος για να συνοψίσετε τι καλύφθηκε και σε ποιον ανατίθενται διάφορα καθήκοντα.

19. Να μη φοβάστε να ζητάτε να μεσολαβήσει κάποιος άλλος όταν η επικοινωνία με κάποιον είναι δύσκολη

Εάν δυσκολεύεστε συστηματικά να επικοινωνήσετε με ένα άλλο άτομο, τότε ζητήστε τη βοήθεια ενός ή δύο άλλων ατόμων για να βελτιώσετε την επικοινωνία. Συχνά αυτό μπορεί να επιλύσει την πρόκληση μεταξύ ανθρώπων που συγκρούονται τακτικά. Έχετε υπόψη σας ότι αυτό δεν σημαίνει πάντα ότι θα υπάρξει λύση.

20. Παρουσιάστε τη μεγάλη εικόνα αλλά αποφύγετε τις γενικεύσεις

Ακολουθήστε τις αφηρημένες έννοιες με συγκεκριμένα παραδείγματα. Όπως συμβουλεύουν οι ειδικοί της επικοινωνίας: Ζωγραφίστε μια λεκτική εικόνα και συνδέστε τις τελείες.

21. Απαλλαγείτε από τους περισπασμούς

Απομακρύνετε σκόπιμα τα πράγματα που μπορούν να στερήσουν από τη συζήτησή σας το επίπεδο αξίας που της αξίζει. Το να κλείνετε το κινητό σας τηλέφωνο, να κλείνετε το tablet ή τον υπολογιστή σας, να βγάζετε το ακουστικό (ή τα ακουστικά) από το κεφάλι σας είναι τρόποι για να το κάνετε αυτό. Όχι μόνο δεν μπορείτε να δώσετε προσεκτική προσοχή στη συζήτηση με άλλα πράγματα που διεκδικούν την προσοχή του μυαλού σας, αλλά αυτοί οι περισπασμοί στην πραγματικότητα δείχνουν στους άλλους ότι δεν είναι αρκετά σημαντικοί για να έχουν μια ουσιαστική συζήτηση.

Από τη θετική πλευρά, υπάρχουν οφέλη όταν απομακρύνετε οτιδήποτε μπορεί να παρεμβαίνει στη συζήτησή σας με τους άλλους. Τα οφέλη περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τα εξής:

Να είστε σε θέση να συζητάτε με πιο ουσιαστικό τρόπο.

Να δείχνετε αμοιβαίο σεβασμό, ο οποίος έχει μεγάλη πιθανότητα να ανεβάσει τη σχέση σας.

Αύξηση των πιθανοτήτων να πετύχετε πραγματικά κάτι.

Είστε σε θέση να επικεντρωθείτε καλύτερα ο ένας στον άλλον και στο θέμα ή την ατζέντα.

Μπορείτε να θυμάστε τη συζήτηση και πιθανότατα τα σημαντικότερα σημεία σε μεταγενέστερο χρόνο.

Αυτές είναι μόνο μερικές συμβουλές για τη βελτίωση της επικοινωνίας που θα μπορούσαν να μειώσουν τις παρεξηγήσεις ή τις συγκρούσεις και να αυξήσουν τις θετικές και χρήσιμες αλληλεπιδράσεις. Τι θα προσθέτατε εσείς σε αυτά; Ποια από αυτές εφαρμόζετε καλά; Σε ποια χρειάζεστε βελτίωση;

ΡΟΗ ΕΙΔΗΣΕΩΝ